Siapa yang tidak mau kerja/bisnis dan dapat “cuan” yes? Tapi, sudahkah kamu paham dokumen administrasi untuk mencairkan si cuan, seperti quotation dan invoice?

Kamu mau jadi pengusaha? Influencer? Self-employer? Anak ahensi kreatif? Berbagai profesi diluar sana tidak terlepas dari transaksi bisnis atau proyek yang membutuhkan administrasi formil.

Proses administrasi/surat-menyurat ini kadang sudah membuat kita males duluan, yakan?

BACA JUGA: 3 Keahlian yang Dibutuhkan Anak Desain untuk Meraih Karir Impian

Tapi dengan melengkapi proses administrasi inilah kamu dianggap profesional dan memperkecil kemungkinan kamu dari masalah dikemudian harinya terutama yang bersinggungan dengan si cuan, seperti pembayaran tertunda, tidak dibayar, dibayar tapi tidak sesuai kesepakatan awal, dst.

Apapun profesinya kelak, apalagi kalau mau meraup “cuan” banyak, pasti bersinggungan dengan namanya 3 dokumen administrasi ini: purchase order, quotation (surat penawaran), dan invoice (surat tagihan).

BACA JUGA: 4 Kesalahan Pekerja Freelance, Perbaiki Sekarang!

Jadi, setidaknya bekali dirimu dengan pengetahuan dasar tentang proses administrasi yang krusial ini dalam transaksi bisnis dengan client. OK, let’s go!

Quotation (Surat Penawaran)

WHEN Jika client/pembeli bertanya: Harga/budgetnya untuk project ini berapa? Nah, dokumen adminsitrasi inilah yang memberikan jawabannya!

WHO Ya, Surat Penawaran/ Quotation dikirimkan oleh penyedia jasa/barang kepada client/pembeli.

WHAT Apa saja yang tercantum dalam quotation?

• Tanggal pembuatan/penerbitan quotation
• Identitas penyedia barang atau jasa/vendor dan client. Ditujukan kepada client
• Deskripsi barang atau jasa dan harga
• Syarat dan ketentuan kerjasama, yang biasanya menyangkut term of payment, masa berlaku quotation (harga), pengiriman barang, garansi, dsb.

Silakan cek template basic untuk quotation di gdoc link ini.

Purchase Order

WHEN Ketika kamu dan client sudah mencapai kesepakatan alias DEAL! Tunggu apa lagi? -Tunggu diterbitkannya PO dulu yaaaa

WHO Pihak client (atau tim administrasi/keuangan si client) mengirimkan surat tanda jadi/deal proyek, dikenal dengan Purchase Order atau PO, kepada pihak penyedia jasa/ vendor.

BACA JUGA: Grafik Desainer V.S. Digital Marketer: Make Love Not War

PRO TIPS Adakalanya si client langsung setuju dengan quotation yang kamu ajukan, dan hanya membalas “OK” — nah, apakah ini bisa dianggap lampu hijau untuk mengerjakan proyek?

Kondisi idealnya adalah si client harus mengeluarkan dokumen PO.

ATAU setidaknya, mintakan si client untuk mengirimkan email/surel (yang menyertakan tim bagian administrasi/keuangan) yang menyatakan kesepakatan proyek dan mencantumkan quotation versi final sebagai lampiran.

BACA JUGA: Tips Praktis Mengomunikasikan dan ‘Menjual’ Desainmu

WHAT Apa saja yang tercantum dalam Purchase Order?

• Tanggal pembuatan/penerbitan PO
• Ditujukan kepada vendor
• Deskripsi barang atau jasa dan harga yang disetujui (kadang mengacu pada quotation yang diberikan dari vendor)
• Syarat dan ketentuan kerjasama, yang biasanya menyangkut term of payment dan deadline

Invoice

WHEN Ketika proyek sudah selesai, saatnya melakukan penagihan nih!

Kapan proyek dianggap selesai? Ditandai dengan penyerahan final artwork (FA) kepada client, atau ketika dokumen BAST (berita acara serah terima) sudah ditandatangani kedua pihak.

BACA JUGA: Bedanya RGB dan CMYK serta Cara Konversi Formatnya

PRO TIPS Yang jelas, pastikan kamu memiliki dokumentasi komunikasi proyek yang dapat dijadikan barang bukti ketika dibutuhkan, kini chat Whatsapp atau email bisa dijadikan bukti dokumentasi.

WHO Vendor/penyedia jasa mengirimkan surat tagihan atau Invoice kepada client atau tim administrasi/keuangannya.

Jangan lupa, cantumkan bukti bahwa proyek sudah selesai dan PO yang diterima, untuk mempermudah tim finance memproses pembayaran.

WHAT Apa saja yang tercantum dalam Invoice?

• Tanggal pembuatan/penerbitan invoice
• Ditujukan kepada client/ tim finance
• Tanda bukti pengiriman barang atau serah/terima barang atau jasa
• Keterangan finansial terkait pelunasan: nominal yang harus dibayar dan informasi pembayaran seperti akun bank, dst
• Jika perlu, cantumkan PO sebagai lampiran

Nah, sudah siap berbisnis? Semoga bermanfaat!

BACA JUGA: Stop Plagiat! 3 Situs untuk Cek Potensi Plagiarisme Desain Logo